90年10月18日系務會議通過
90年11月13日經校長核准備查
102年01月10日系務會議修正通過
107年10月18日系務會議修正通過
107年11月27日經校長核准備查
第一條 設置目的：
為本校日本語言文化學系（以下簡稱本系）未來之發展，鼓勵本系教師在學術研究、教學、社會服務等方面有更傑出之表現，提昇學生學習環境及招生成效，加強本系在國際學術交流、系友聯繫及與產官學界等合作關係，特設置本發展基金專款及管理辦法。
第二條 專款來源及存入方式：
以本系不定期向外界募款方式為之，並配合學校會計規定設置本專款專帳，以便存入。本專款之存提依學校會計制度辦理。
第三條 捐款方式：
捐款人（單位）得以現金、劃撥、信用卡或支票等方式將款項捐贈至本專款中，而捐款時亦可指定或不指定捐款用途。
| 線上或信用卡捐款 | (1)線上捐款 (2)信用卡捐款同意書 ( 另填表格 ) 填妥同意書後請回傳至本系辦公室（04）2359-0258 |
| 劃撥捐款 | 填郵局劃撥單帳號：00216021戶名：私立東海大學備註：劃撥單正面之聯絡電話務必填寫，
背面通訊欄請註明捐助『日文系發展基金專戶』及收據抬頭。 作業結束後，麻煩傳真劃撥回條至系上04-2359-0258。 |
| 現金捐款 | 請本人或委託他人攜至系上。 |
| 支票匯票捐款 | 票面受款人請寫明『東海大學』（不需加系）郵寄至：407224台中市西屯區臺灣大道四段1727號。收件人：東海大學日文系，信函請註明捐助『日文系發展基金專戶』 |
| 國外捐款辦法 | (1)透過聯董會（United Board）捐款請使用支票捐款（抬頭請註明：United Board），並註明用途：For the scholarship of the department of japanese language and culture , Tunghai University郵寄至：United Board for Christian Higher Education in Asia 475 Riverside Drive, New York, N.Y.10115 U.S.A.收件人：美國紐約「亞洲基督教高等教育聯合董事會」（信封上請書寫中英文姓名住址 (2)信用卡: 可透過https://donatenow.networkforgood.org/unitedboard 線上捐款，網站將扣除捐款總額3%作為手續費。 |
| 備註 | 捐款收據若需使用姓名以外之抬頭，請與系辦聯繫。 |
第四條 捐款證明：
每筆捐款，得由學校會計室出納組開立「捐贈證明」給予捐款人，以玆證明且便利其報稅。
本專款之各筆捐款得以累積，即不須依學校會計制度之年度預算方式於當年度將經費核銷。
第五條 本專款之各筆捐款得以累積，即不須依學校會計制度之年度預算方式於當年度將經費核銷。
第六條 專款用途：
本系發展基金專款主要用於下列各項：
一、改善本系教學研究之相關設備和圖書典藏。
二、延攬國內外學者到校短期講學。
三、本系專任教師出席參加國際會議並發表論文之補助。
四、舉辦學術研討會、演講會、系友會及本系師生各項活動之補助。
五、設置獎學金:
六、生活困難學生之就學借款。
七、本系及學生刊物之補助。
八、其他教學研究及相關之行政業務開支。
第七條 專款運用程序：
本專款之使用得依本辦法第六條所列專款用途之項目支付，且須經系務會議通過後方可提領使用。
第八條 本辦法經系務會議通過並報校核備後實施，修正時亦同。